Aspectos claves para la actualización anual del perfil de seguridad CTPAT

¿Eres una empresa certificada en CTPAT? ¿Conoces todos los aspectos claves para llevar a cabo la actualización anual del perfil de seguridad a través del portal de CTPAT?

Al formar parte del programa CTPAT se adquieren obligaciones y requerimientos para demostrar cumplimiento a los estándares mínimos de seguridad establecidos por la Agencia de Aduanas y Protección Fronteriza de Estados Unidos (CBP, por sus siglas en inglés).  Uno de los principales rubros de cumplimiento es la actualización anual del perfil de seguridad CTPAT, donde se debe compartir al especialista evidencias, procedimientos y formatos que le permita validar el cumplimiento ante el programa y hacerlo antes de la fecha límite o “fecha aniversario” que está establecida en el portal.

A continuación, te compartimos aspectos claves para tener en cuenta al completar la actualización:

• Asegurarse que las respuestas escritas a cada criterio sean detalladas. Se debe describir brevemente cómo la empresa cumple con los criterios de seguridad. Las respuestas de una sola frase son muy difíciles de aceptar porque no describen cómo la empresa cumple con un criterio específico. Asimismo, las respuestas que simplemente hagan referencia al procedimiento adjunto se consideran inaceptables. Es muy importante proporcionar detalles.

• Asegurarse de incluir evidencia de implementación cuando corresponda. Si la evidencia ya se ha subido al Intercambio de Documentos de Socios, se debe "asociar" a los criterios correspondientes. Se encuentra la pestaña "asociar" debajo del cuadro de respuesta para completar esto. Cuantas más evidencias tenga la empresa para respaldar la respuesta, menos probable será que el especialista la rechace.

• Al momento de realizar la actualización de formatos, bitácoras o formularios (por ejemplo, un formato de inspección de transporte, registro de visitantes, etc), es importante proporcionarlos debidamente llenados para demostrar la aplicación de las medidas de seguridad. Es recomendable anexar entre 2-3 ejemplos de los formatos con fecha reciente.

Dentro de las evidencias actualizadas sugeridas a ingresar en el portal anualmente se encentran como mínimo: 

• Auditoría interna documentada (auditoría de procedimientos de seguridad, políticas y prácticas de la empresa).

• Evaluación de riesgos de 5 pasos de la cadena de suministro.

• Cuestionario de seguridad vigente de socios comerciales.

• Evidencia de visita al sitio de un socio comercial (evidencias fotográficas, videos, formatos y reportes de auditoría).

• Al menos 3 formatos de inspección de transporte documentadas y seleccionadas al azar.

• Registros de capacitaciones de seguridad no mayores a un año.

• Cualquier otro documento no mencionado anteriormente que pueda ayudar a respaldar las respuestas del perfil de seguridad.